KVKK Aydınlatma Metni

Entegre Tercüme ve Danışmanlık Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. (“Entegre Tercüme” veya “Şirket”) olarak, entegretercume.com internet sitemizi ziyaret eden, sosyal medya ve iletişim kanallarımız üzerinden bizimle iletişime geçen, örnek çeviri veya fiyat teklifi talep eden ve tercüme, editörlük, danışmanlık ile yayıncılık (Amazon KDP vb.) hizmetlerimizden yararlanan tüm kişi ve kurumların kişisel verilerinin güvenliğine büyük önem veriyoruz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat uyarınca, Veri Sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda açıklanan kapsamda işliyoruz.

1. Veri Sorumlusu

KVKK uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Entegre Tercüme ve Danışmanlık Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. tarafından işlenmektedir. Şirketimizin güncel açık adresi, vergi dairesi, MERSİS/ticaret sicil numarası, kurumsal e-posta ve KEP (entegretercume@hs06.kep.tr) bilgilerine internet sitemizin Künye / İletişim sayfasından her zaman ulaşabilirsiniz.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz

Hizmet süreçlerimizin niteliğine göre aşağıdaki veri kategorilerinde yer alan kişisel verilerinizi işliyoruz:

• Kimlik Bilgileri: Adınız, soyadınız ve yalnızca bireysel fatura düzenlenmesi gereken hallerde yasal zorunluluk gereği veya Amazon KDP hesap kurulumu ve vergi formu (W-8BEN) rehberliği hizmeti talep etmeniz halinde ilgili işlemin yürütülmesiyle sınırlı olarak paylaştığınız T.C. kimlik / vergi numaranız.
• İletişim Bilgileri: E-posta adresiniz, telefon numaranız, fatura/teslimat adresiniz.
• Müşteri İşlem ve CRM Bilgileri: Talep ettiğiniz hizmete ilişkin bilgiler (çeviri dili, kelime sayısı, proje detayları), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) kayıtları, teklif ve sipariş geçmişi, fatura tutarları, çevrim içi görüşme/toplantı kayıtları ve tercüme, editörlük, son okuma veya yayın hazırlığı amacıyla bize ilettiğiniz metin dosyaları/belgeler.
• Pazarlama ve İşlem Güvenliği Bilgileri: Çerez tercihlerinize ve reklam formu etkileşimlerinize bağlı olarak elde edilen reklam/kampanya ölçüm ve analitik verileri. İnternet sitemizdeki formlarda IP adresinizi müşteri veri tabanımıza kaydetmeyiz; ancak bilgi güvenliğinin sağlanması ve istenmeyen (bot/spam) gönderimlerin önlenmesi amacıyla kullanılan güvenlik doğrulaması (Cloudflare Turnstile) ve sunucu altyapımız tarafından IP adresiniz ile trafik bilgileriniz teknik olarak ve kısa süreliğine işlenir.

Ödeme ve Kart Bilgileri Hakkında Önemli Not: Kredi veya banka kartı bilgileriniz Şirketimiz sistemlerine hiçbir şekilde ulaşmaz ve tarafımızca saklanmaz. Tüm kartlı ödeme işlemleri, BDDK lisanslı ödeme kuruluşu iyzico’nun güvenli altyapısı üzerinden doğrudan gerçekleştirilir.

Gönderilen Metin Dosyaları Hakkında Önemli Not: Tercüme, editörlük veya yayıncılık hizmeti kapsamında bize ilettiğiniz metin dosyalarının içeriği yalnızca talep ettiğiniz hizmetin ifası amacıyla işlenir. Gönderdiğiniz dosyalarda üçüncü kişilere ait kişisel verilerin veya özel nitelikli kişisel verilerin yer alması halinde, ilgili kişilerin bilgilendirilmesi ve paylaşımın hukuka uygunluğunun sağlanması sorumluluğu dosyayı tarafımıza ileten müşterimize aittir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla sınırlı ve ölçülü olarak işlenmektedir:

1. Hizmet Süreçlerinin Yürütülmesi: Örnek çeviri taleplerinin değerlendirilmesi, fiyat tekliflerinin hazırlanması, tercüme, editörlük, son okuma, dizgi, kapak/fragman tasarımı ve Amazon KDP yayıncılık (hesap kurulumu ve W-8BEN rehberliği dahil) süreçlerinin yürütülmesi ve projelerin teslim edilmesi.
2. Yapay Zekâ Destekli İş Süreçleri, CRM ve Kalite Kontrol Yönetimi: Tercüme, redaksiyon ve kalite kontrol süreçlerinin yanı sıra; müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), teklif ve proje planlama, kurumsal iş akışlarının yürütülmesi ve reklam/pazarlama verilerinin analizi amacıyla kurumsal yapay zekâ altyapılarından (Anthropic Claude Team ve Google Workspace / Gemini Kurumsal API) yararlanılması. (Bu süreçlerde yalnızca veri gizliliğini taahhüt eden ücretli kurumsal iş paketleri ve API altyapıları kullanılmakta olup, kişisel verileriniz ve metin dosyalarınız genel yapay zekâ modellerinin eğitimi amacıyla kesinlikle kullanılmamaktadır.)
3. Bulut Tabanlı Proje ve Dosya Yönetimi: İş sürekliliğinin sağlanması, müşteri ve proje dosyalarının güvenli şekilde saklanması, yedeklenmesi ve ekip içi koordinasyonun yürütülmesi amacıyla kurumsal bulut depolama altyapısının (Microsoft SharePoint) kullanılması.
4. İletişim Faaliyetleri: Web sitesi formları, sosyal medya (Meta) başvuru formları, e-posta, telefon, WhatsApp veya çevrim içi toplantı araçları üzerinden gelen soru ve taleplerin yanıtlanması, teklif ve proje güncellemelerinin paylaşılması.
5. Finans ve Muhasebe İşlemleri: Ödeme süreçlerinin iyzico veya banka havalesi üzerinden yürütülmesi, e-Fatura/e-Arşiv fatura düzenlenmesi ve yasal muhasebe kayıtlarının tutulması.
6. Bilgi Güvenliği ve Hukuki Yükümlülükler: Web sitesinin bot saldırılarına karşı korunması, yetkili kurum ve kuruluşlara yasal bildirimlerin yapılması ve olası hukuki uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (KVKK m. 5/2-c): Başvurunuz üzerine sizinle iletişime geçilmesi, örnek çeviri yapılması, fiyat teklifi sunulması, tercüme/editörlük/yayın hizmetinin gerçekleştirilmesi, müşteri ve proje dosyalarının işlenmesi ve teslimi.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (KVKK m. 5/2-ç): Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca fatura düzenlenmesi, muhasebe kayıtlarının tutulması ve resmi makamların taleplerinin karşılanması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (KVKK m. 5/2-e): Hizmet süreçlerine ilişkin kayıtların olası uyuşmazlıklarda delil olarak saklanması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlenmesinin zorunlu olması (KVKK m. 5/2-f): Müşteri ilişkileri yönetiminin (CRM) yürütülmesi, kurumsal bulut ve yapay zekâ araçlarıyla operasyonel verimliliğin ve hizmet kalitesinin artırılması, iş geliştirme ve performans analizlerinin yapılması, web sitesi güvenliğinin sağlanması (Cloudflare Turnstile).
• Açık Rıza (KVKK m. 5/1): Zorunlu olmayan analitik ve pazarlama çerezlerinin kullanımı, ticari elektronik ileti gönderimi ve açık rızanıza dayanan yurt dışı veri aktarım süreçleri.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel verileriniz; entegretercume.com üzerindeki iletişim ve teklif/örnek çeviri formları, sosyal medya (Meta / Facebook / Instagram) reklam ve başvuru formları, kurumsal e-posta adreslerimiz, telefon görüşmeleri, kendi tercihinizle veya görüşmemizi takiben iletişime geçtiğimiz mesajlaşma uygulamaları (WhatsApp vb.), çevrim içi görüntülü görüşme platformları, ödeme altyapısı ve çerezler aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanmaktadır.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması (Yurt İçi ve Yurt Dışı)

A. Yurt İçi Aktarımlar (KVKK m. 8)

Kişisel verileriniz, üçüncü kişilere ticari amaçlarla satılmaz veya kiralanmaz. Yalnızca hizmetin ifası ve yasal yükümlülükler kapsamında aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşılır:

• Ödeme Kuruluşu ve Bankalar: Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla BDDK lisanslı ödeme kuruluşu iyzico (İyzi Ödeme ve Elektronik Para Hizmetleri A.Ş.) ve ilgili bankalar.
• Tedarikçiler ve Serbest Çalışan Uzmanlar: Yalnızca projenizin değerlendirilmesi ve tamamlanması amacıyla, sıkı gizlilik taahhüdü altında birlikte çalıştığımız serbest (freelance) tercümanlar, editörler, son okumacılar, yayın/proje danışmanları ve tasarımcılar.
• Mali Müşavir ve Hukuk Danışmanları: Faturalandırma ve vergi yükümlülükleri için mali müşavirimiz; hukuki süreçlerin takibi gerektiği takdirde avukatlarımız.
• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Mevzuat gereği Gelir İdaresi Başkanlığı (e-Fatura süreçleri) ve talep halinde adli/idari makamlar.

B. Yurt Dışı Aktarımlar (KVKK m. 9)

Dijital altyapı, bulut dosya depolama, CRM, kurumsal iş yönetimi, güvenlik, uluslararası editörlük/yayın ve yapay zekâ destekli operasyon/çeviri araçlarının kullanılması sebebiyle kişisel verileriniz ve proje dosyalarınız yurt dışında mukim aşağıdaki hizmet sağlayıcıların sunucularında veya uzmanlar nezdinde işlenebilmektedir:

Yurt dışına veri aktarımları; kullanılan küresel bulut ve iş süreçleri altyapılarının teknik işleyişi gereği, uluslararası veri işleme sözleşmeleri (DPA) ile KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen sözleşmenin ifası için zorunlu ve arızi aktarım hükümleri çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.

7. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri

Kişisel verilerinizi ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklıyor, süre sonunda periyodik imha politikamız uyarınca siliyor, yok ediyor veya anonim hale getiriyoruz:

8. İlgili Kişi Olarak Haklarınız (KVKK m. 11)

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca Şirketimize başvurarak;

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

9. Başvuru Yolu ve İletişim

Yukarıda belirtilen haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca;

1. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresimiz olan entegretercume@hs06.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı/mobil imzalı olarak,
2. Sistemimizde daha önce kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden İletişim sayfamızda yer alan kurumsal e-posta adresimize veya
3. Islak imzalı dilekçe ile İletişim sayfamızda belirtilen Şirket açık adresimize yazılı olarak iletebilirsiniz.

Başvurunuzda; ad, soyad, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport/kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve talep konusunun bulunması zorunludur.

Başvurularınız, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.